人材紹介会社は、マッチング事業者として、求人者・求職者の間に立ち様々なやりとりをしますが、そのやりとりの中で求人者・求職者と数多くの書類を交わします。
今回は、「求職者（就職・転職希望者）と交わす書類」について、ポイントを説明します。

求職者（就職・転職希望者）と交わす書類

1. 求職申込書
2. （職業紹介サービスに関する）利用規約
3. 個人情報取り扱いについて
4. 求職者ヒアリングシート
5. 履歴書・職務経歴書
6. 入社承諾書

１、求職申込書

求職者が職業紹介を依頼する際に、人材紹介会社に提出する書類です。
「求職登録書」や「転職支援サービス申込書」等の名称を使用している人材紹介会社もあります。
一般的には、別に用意した「（職業紹介サービスに関する）利用規約」と「個人情報の取り扱いについて」の記載内容に同意を得た上で、求職申込書を提出してもらいます。
申込みに当たって氏名等の個人情報を記載してもらうだけの書類ですが、求人者側書類「人材紹介申込書」が人材紹介会社と求人企業との間で締結する契約書であるように、「求職申込書」は「（職業紹介サービスに関する）利用規約」と「個人情報の取り扱いについて」と一体となって人材紹介会社と求職者の間の契約書となると理解してください。

２、（職業紹介サービスに関する）利用規約

職業紹介サービスの詳細（内容・期間等）について定める書類です。
求人企業と交わす人材紹介申込書とは違い、基本的には職業紹介サービスは全ての求職者に同様のサービスを提供するものであるため、利用規約の内容も求職者ごとに内容を変える必要はありません。
人材紹介申込書と同様、職業紹介における決めごとを漏れなく反映することが重要です。

記載内容の詳細は、提供する人材紹介会社のサービス内容により異なりますが、一般的な記載事項は以下のとおりです。

1. 職業紹介サービスの内容について
2. 個人情報の取り扱いについて
3. 禁止事項について
4. 免責について
5. 反社会的勢力の排除について

上記①～⑤の内、ポイントとなる部分を説明します。

①職業紹介サービスの内容について

提供する職業紹介サービスの内容を記載します。
基本的には、人材紹介会社が求職者に提供するサービスの内容・方法は、どの会社でも同じです。
求人情報の提供、求人への応募勧誘、求人への応募手続き代行、カウンセリング等、考えられるサービスを全て記載します。
ただ、求職者に提供するサービスの種類は、人材紹介会社側で決定することができるようにしておいた方がよいです。
世の中には色々な人がいます。
全ての求職者に全てのサービスを提供できるとは限りませんので、提供するサービスも求職者によって変える必要があります。
利用規約では、全ての求職者に全てのサービスを提供するといった誤解を与えないようにしておいた方がよいです。

また、人材紹介会社は求職者の希望条件等を聞くために「面談」を行いますが、近年、この面談方法が変化してきています。
以前は、面談は「対面面談」が原則でした。
そのため、有料職業紹介事業の許可基準には、事業所の面積・面談スペース設置の条件が厳格に定められていました。
しかし、近年、その条件が緩和傾向にあり、「電話面談」「WEB面談」のみで面談を行う場合は、事業所の面積・面談スペースの設置が厳しく問われないようになってきました。
それに伴い、面談を「電話面談のみ」「WEB面談のみ」で行う人材紹介会社が増えてきました。
利用規約にサービス内容を謳う際、面談の方法を限定するのであれば、その旨も定めておいた方がよいです。

職業紹介サービスの期間も定めておくべきです。
人材紹介会社は、求職者から求職申し込みがあった場合、まずは求職者の希望を実現するためにサービスを提供しなければなりません。
しかし、求職者の希望を適えられない場合があります。
求職者が希望する求人を入手することが困難である場合、求職者の要望が高すぎる場合等、サービスを提供し続けても成果が得られないことが明らかなことがあります。
成果が出ない求職者にサービスを提供し続けることは、人材紹介会社にも求職者にもメリットはありません。
そのような場合は、サービスを終了することができるよう、利用規約にはサービス提供期間を定めておきましょう。

②個人情報の取り扱いについて

人材紹介会社は、求職者の個人情報を取り扱います。
個人情報の所得・利用・提供・管理についての定めは、利用規約の中に記載しても構いませんが、多くの人材紹介会社は「個人情報の取り扱いについて」という別の定めを用意し、そこに詳細を定めています。
その場合は、個人情報の取り扱いについては、別に定める旨を記載しておきます。
また、求職者は人材紹介会社に履歴書・職務経歴書等により個人情報を提供しますが、その内容の正確性は求職者に担保してもらわなくてはなりません。
求職者が人材紹介会社に提供する個人情報が間違っていると、求人企業へ紹介した後にトラブルに発展することがあります。
求職者が人材紹介会社に提供した個人情報が間違っていたことに起因し、求人企業またはその他第三者とトラブルになった場合は、人材紹介会社は責任を負わない旨を定めておいた方がよいでしょう。

③禁止事項について

求職者が職業紹介サービスを利用するにあたっての禁止事項を定めます。
法令または公序良俗に違反することを禁止することは当然ですが、その他にも職業紹介サービスの利用規約に必ず謳っておくべき代表的な禁止事項が３つあります。
1つ目は、「当社の職業紹介サービスを通じて得た情報を目的以外に利用してはいけない」ということです。
例えば、非公開求人を求職者に紹介した場合、求職者がその情報を第三者に話してしまうと求人企業との約束を破ってしまうことになります。
そのようなことを防ぐためにも、人材紹介会社が提供した情報を目的外に利用することを禁止します。
2つ目は、「当社の事前許可なく求人企業と直接連絡をとってはいけない」ということです。
職業紹介のシステムをイメージできないまま、職業紹介サービスの提供を求める求職者は一定数存在します。
そのような求職者は、悪意なく、求人企業に直接連絡をします。
しかし、求職者と求人企業が直接やりとりを始めてしまうと、適切な職業紹介サービスが提供できなくなります。
また、場合によっては求職者の入社が決定しても、人材紹介手数料を請求できなくなる可能性もあります。
そのようなことを防ぐためにも、原則として、求人企業への直接連絡を禁止します。
3つ目は、「当社に事前の連絡なく求人企業の面接を欠席してはいけない、また採用内定受諾後に入社辞退をしてはいけない」ということです。
つまり、ドタキャン禁止の定めです。
人手不足により有効求人倍率が高くなると、必然的に求人の価値は下がります。
そのような時代においては、「とりあえず応募」「とりあえず面接受験」「とりあえず内定承諾」と考える求職者が増えます。
面接の日程が決まると、求人企業は面接官のスケジュールを確保します。
面接のために、遠方の事業所から駆け付ける面接官もいます。
最終面接では、役員が面接に参加することも多々あります。
面接がドタキャンになるということは、それらの面接官の時間・コストを無駄にさせてしまうということなのです。
求職者は「とりあえず面接」という意識で面接日程を確定させている場合でも、求人企業にとっては「真剣な面接」なのです。
また、企業から採用内定の連絡があった場合、人材紹介会社は求職者にその旨を伝え、内定を承諾するか否かを判断させます。
求職者が内定を承諾した場合は、その旨を証する書面（＝承諾書）を求人企業に提出します。
求人企業は、承諾書の提出を以て採用が決定したと判断し、この求人をストップします。
しかし、入社日直前になって、入社を辞退する求職者がいます。
求人企業は、この求職者が入社することを前提として、求人をストップし採用活動を中止しています。
また、求職者の入社に備えて、デスクやパソコンを準備しています。
入社直前に内定承諾を覆し、入社を辞退することは、求職者が想像しているよりも重いことなのです。
そして、面接ドタキャンや直前入社辞退は、人材紹介会社の信用も失墜させます。
面接日程確定直後や内定承諾直後には、「良い人を紹介してくれてありがとう」と言っていた求人企業も、面接ドタキャンや直前入社辞退があったときには、「もう今後は取引しない」となります。
それらのことを求職者に自覚してもらうためにも、ドタキャン禁止条項は定めておくべきです。

④免責について

人材紹介会社の求職者に対する責任の範囲を定めます。
人材紹介事業は、求人者と求職者をつなぐマッチングビジネスです。
不動産仲介事業や結婚相談所と同様、相手方が見つからなければ成約には至りません。
成約を目的として求職者に対してサービスを提供しますが、成約するとは限りません。
職業紹介サービスの内容に誤解がないように、就職・転職が保証されるものではないということは、免責事項として敢えて謳っておいた方がよいです。

⑤反社会的勢力の排除について

これは決まりきったことですね。

３、個人情報取り扱いについて

人材紹介会社と求職者の間における個人情報の取り扱いについて全てを定める書類です。
人材紹介事業では、求職者の履歴書等、とても重要な個人情報を取り扱います。
個人情報の取り扱いの定めは、一般的には求職者登録の際に求職者に交付します。
個人情報の取り扱いの定めには、個人情報法保護法に則り、職業紹介サービス利用中及び利用終了後の個人情報の取り扱い等を定めます。

４、求職者ヒアリングシート

求職申込の後、その求職者の希望内容を把握するため、人材紹介会社は求職者にヒアリング（面談）を行います。
ヒアリングの質が悪いと、何度もヒアリングを行わなくてはならならず、時間をロスするだけではなく、求職者の信頼を失うことにもつながります。
求職者ヒアリングシートは、効果的・効率的なヒアリングを行うための質問項目表です。
求職者にヒアリングを行うときは、質問に漏れがないように、求職者ヒアリングシートを手元において聞き取りをすることをお勧めします。
氏名・住所等の基本情報は、求職者登録書や履歴書等でも確認できます。
ヒアリングでは、保有能力や転職理由など、履歴書に記載しきれない情報について、細かく聞くことを意識します。
また、ヒアリングを通じて、求職者の人となりを把握することも意識しましょう。

５、履歴書・職務経歴書

企業に人材を紹介するとき、まずは求職者の「履歴書」「職務経歴書」を送付することから始まります。
「履歴書」「職務経歴書」は、原則として求職者本人が作成しますが、人材紹介会社が求職者本人を手伝い、加筆・修正をすることもあります。
パソコンで簡単に加筆修正ができるよう、求職者にはエクセルまたはワードの「履歴書雛形」「職務経歴書雛形」をメールで提供することが一般的です。
パソコンを持っていない人には、紙の「履歴書雛形」「職務経歴書雛形」を郵送しますが、郵送にかかる時間がロスになりますので、求職者に市販の履歴書・職務経歴書の購入を促し、記載（手書き）して郵送してもらう場合もあります。
ただし、求職者から手書きの履歴書・職務経歴書を郵送で送ってもらった場合でも、求人企業に提出する場合には、人材紹介会社において改めてパソコンで打ち直す場合が多いです。
そのような手間を省くためにも、なるべくワード・エクセルで作成した履歴書等をメールで提出してもらった方がよいです。

６、入社承諾書

求職者の就職内定が決定した際、人材紹介会社は、求人企業が作成した雇用条件通知書を求職者に交付します。
求職者は、その雇用条件通知書の内容を見て、入社するか辞退するかを判断します。
求職者が入社すると判断した場合、人材紹介会社は、求職者の入社意思を確定させるために、求職者に入社承諾書にサインをもらい、求人企業に提出します。
求職者が（人材紹介会社を通じて）求人企業に入社承諾書を提出することにより、当該求職者の入社が確定し、企業は当該求人をクローズします。
つまり、入社承諾書は、マッチング実務を終了させるために必要な書類なのです。
この書類がないと、人材紹介の明確なゴールがないものとなってしまいます。
原則として、入社承諾書を提出した求職者は、入社を翻意することはできません。
人材紹介会社は、そのことを求職者に十分説明した上で、入社承諾書を提出してもらいます。
しかし、入社承諾書に法的な拘束力はありません。
求職者が基本ルールを破り、入社を翻意したとしても、強制的に入社を求めることも損害賠償を請求することもできません。
人材紹介会社は、そのことを十分理解した上で、入社承諾書を取り扱わなくてはなりません。

おわりに

以上が人材紹介実務において、「求職者（就職・転職希望者）と交わす書類」です。
必要に応じて他の書類が発生することもありますが、これらの書類があれば基本的には、求職者に対応する業務は滞りなく行うことができます。
業務がスムーズに運べるように、「求人者（求人企業）と交わす書類」と併せて、確かな書類を準備しておきましょう。